Como preencher uma nota promissória, campo a campo

Antes de escrever, reúna os dados

Preencher de uma vez só, com tudo à mão, evita a maior fonte de erro, que é parar no meio e completar depois de memória. Você precisa do nome completo e do CPF ou CNPJ de quem vai receber, do nome completo, CPF ou CNPJ e endereço de quem promete pagar, do valor exato com centavos, da data de vencimento e da cidade onde o pagamento será feito.

Use caneta esferográfica azul ou preta, uma só, do começo ao fim. Lápis e caneta apagável são inadequados para um documento que vale por si mesmo e que pode ficar guardado por anos até ser cobrado.

O que escrever em cada linha do talão

O talão brasileiro segue sempre a mesma diagramação.

Repare que o talão não tem uma linha própria para a cidade de emissão: ela aparece junto ao nome e ao endereço do emitente, e é dali que a lei a extrai. Isso importa porque, quando a linha "pagável em" fica vazia, é o lugar da emissão que passa a valer como lugar de pagamento. Preencher a cidade do emitente com clareza, portanto, cobre as duas funções.

Como grafar o valor sem deixar brecha

O valor é o campo mais sensível do papel, porque é o único que alguém teria interesse em alterar depois que a nota sai da sua mão.

Primeiro, escreva rente ao início do campo, sem espaço em branco antes nem depois dos números, e feche a linha do extenso com um traço até o fim, como no exemplo acima. Espaço vazio em linha de valor é convite para acréscimo.

Segundo, escreva os centavos mesmo quando forem zero. "R$ 2.400,00" é um valor fechado, enquanto "R$ 2.400" deixa margem para discussão sobre o que viria depois da vírgula.

Terceiro, releia as duas grafias antes de seguir adiante, porque elas precisam dizer a mesma coisa. Quando não dizem, existe uma regra legal de desempate, e ela está explicada em o que a lei exige da nota promissória. Cair nessa regra nunca é bom sinal: o desempate resolve o impasse com um dos dois números, e não com o que as partes combinaram.

Assine por último, e nunca em branco

A assinatura é o último ato do preenchimento, depois de reler o documento inteiro. Na prática do papel, isso significa não assinar o talão antes de completar os campos, não assinar uma via de reserva "para adiantar" e não entregar a nota com qualquer linha aberta.

Assinar com campos vazios é o erro mais caro de todos, porque o papel sai das suas mãos com a parte que obriga já pronta e o restante em aberto. O que a lei permite completar depois, quem pode completar e até onde, é assunto do artigo sobre nota em branco e preenchimento abusivo.

Se o pagamento for parcelado

Preencha um talão por parcela, nunca várias datas no mesmo papel. Em cada um, escreva o valor daquela parcela (não o total da dívida), o vencimento dela, e numere no campo Nº como "1 / 3", "2 / 3" e assim por diante. Repita os dados das partes em todos, porque cada folha é um documento completo por si.

O motivo jurídico dessa regra e o que muda na cobrança estão em nota promissória parcelada.

A conferência antes de assinar

Releia o documento inteiro nesta ordem, que é a mesma em que os problemas costumam aparecer.

1. O valor em algarismos e o valor por extenso dizem a mesma coisa, com centavos.
2. A data do vencimento é a mesma nos dois lugares em que aparece.
3. A data de emissão é a de hoje, e não uma data futura.
4. Os nomes estão completos, com CPF ou CNPJ corretos.
5. A cidade de pagamento está preenchida.
6. Não sobrou campo vazio nem espaço aberto em linha de valor.
7. O avalista, se houver, assinou na banda lateral.

Só depois disso o emitente assina. Se algum item não fechar, refaça a nota antes de assinar, e não depois.

Depois de preenchida

Terminado o preenchimento, o papel muda de mãos uma vez só: a via original vai para quem recebe. Não distribua vias assinadas entre as duas partes, e não guarde uma "segunda original" na gaveta. Se o emitente quiser ficar com registro do que assinou, o que ele leva é uma cópia, marcada como cópia.

Onde a via original deve ser guardada até o vencimento está em onde guardar a nota promissória, e o que exigir no dia do pagamento está em termo de quitação da nota promissória.

Base legal: Lei Uniforme de Genebra (Decreto 57.663/1966), art. 75 (requisitos), art. 76 (o que a lei supre), art. 6 c/c art. 77 (prevalência do valor por extenso) e art. 33 (nulidade de vencimentos sucessivos, que é o motivo de se emitir uma nota por parcela); Lei 9.492/1997, art. 9º (exame formal no protesto).